仕事の効率を下げる無意識の習慣｜上げるための秘策とは
こんにちは！モチベーションアップセミナー講師、楽笑マンこと伊達将人です☆
「みんなと同じようにこなしているつもりなのに、仕事の進みがいつも遅い」「休みなく仕事をしているのに、いつも定時で帰れない…」
こんな悩みを抱えている人、いませんか？
それって実は、ある作業に割く時間が長いからかもしれません。無意識のうちにクセでやってしまっていることが、実は業務効率を大きく下げてしまうことがあるんです。
今回は業務効率を下げる原因と、上げるための秘策について紹介します！
仕事が遅い人に共通していること
仕事のために必要な作業でも、うかうかしていたらかなり時間をとられることがあります。
仕事が遅い人は、次に挙げることがクセになっているかもしれません。
朝イチでメールをチェックする
朝起きてすぐ、あるいは出勤してデスクにつくとすぐにメールをチェックする人は多いのではないでしょうか。確かに、取引先や上司からの連絡は見逃せないですよね。
でも、この習慣が実は業務効率を下げる原因になっていることがあるんです。朝イチでメールをチェックすることのデメリットは以下のとおり。
・対応に追われ、落ち着きがなくなる。
・内容が気になり、集中力がなくなる。
人の脳は、起床後4時間に最も冴える「クリエイティブモード」になるといわれています。生産性が最も高いこの時間を雑務にあてるのは、もったいないんです；
⇒秘策
脳のゴールデンタイムといわれる始業直後は、最も重要度が高い仕事をこなすのがベスト。どうしてもメールをチェックする場合は、10分以内に収めましょう。
基本的にメールは「即レス」
メールがくるたびに逐一返信する人も多いと思いますが、こうなるとマルチタスクの状態になり、集中力が削がれてしまいます。
実は、一時中断した作業を元の集中力を持って再開するためには、20分以上の時間を要するといわれているんです。
つまり、即レスで作業を何度も中断するほど、作業効率がどんどん下がってしまうということ。
複数のソフトを同時に立ち上げると、パソコンの動作って遅くなりますよね。それと同じです。
⇒秘策
メールチェックの時間を「1時間に1回」などに決めましょう。もしくは、昼休み前、退勤前など、時間帯に分けるのも◎。
また、作業中は通知をオフにしたり、通知アイコンが付かないようにしたりし、気が散らないよう工夫してみてください。
スケジュールがパンパン
スケジュールがびっしりと埋まっているのはある意味充実していて良いこですが、イレギュラー案件や思わぬトラブルに対処できなくなる可能性があるので、注意が必要です。
時間的に余裕がないなかで仕事をすると、ミスの増加や質の低下につながる恐れもあります。
⇒秘策
まず、仕事に優先順位をつけ書き出します。そして、その仕事に要する時間に1.2～1.5をかけてスケジューリングしてみてください。1時間かかる仕事なら、70分～90分かかると見積もるんです。
こうすることで、予定外の仕事をするための時間を作ることができます。
よくやりがちなのが、「それぞれの作業にかかる時間はだいたい1時間。就業時間が8時間だから、1日に8つ仕事ができる！」と単純に計算すること。
これこそまさに、パンパンの状態です。一つの仕事にかける時間には、余裕を持たせておくことが大切です。
まとめ
いかがでしたか？当てはまっている人も多いのではないでしょうか。
時間やスケジュールに余裕を持たせることが大切とはいえ、やるべき仕事がたくさんあって、どうしてもパンパンになってしまうという人もいるでしょう。
そんなときは、仕事の断捨離をしてみてください。自分がやるべき仕事や自分の強みを活かせる仕事が見えてくるでしょう。
